SZAKMAI AJÁNLÁS

A PUBLIC RELATIONS TEVÉKENYSÉG SZERVEZETI INTEGRÁLÁSÁRA

MPRSz SZÉKESFEHÉRVÁRI NYILATKOZAT*

A Magyar Public Relations Szövetség figyelemmel kisérve a public relations kialakuló hazai gyakorlatát, e sajátos kommunikációs szakterület mind szélesebb körű terjedésé- nek és szakszerű alkalmazásának elősegítésére szakmai ajánlást tesz. Ez az ajánlás egyaránt alkalmazható bár- mely (nyereség-, illetve nem profitorientált társadalmi, állami stb.) szervezet gyakorlatában. Útmutatásként szolgálhat a public relations tudatos és szakszerű szerve- zeti illeszkedéséhez, helyének, szerepének, a tevékenység gyakorlati feladatainak és tartalmának meghatározásához, mindenfajta szervezet gyakorlatában.  

A PUBLIC RELATIONS szerepe a szervezet céljainak elérésében

A public relations vezetési szemléletmód: a vezetőknek a szervezet belső és külső környezetéhez való viszonyát határozza meg.

A public relations tevékenység: irányítási funkció, a vezetői munka része, ennek megfelelően a public relationst koordináló szervezeti egységnek az első számú vezető közvetlen alárendeltségében kell működnie.

Ily módon biztosítható, hogy a public relations átfogja a szervezett kommunikációs tevékenység egészét, és így valósítható meg a szervezet stratégiai és taktikai döntéseiben történő érdemi részvétele.

Célja az egyének, a szervezetek és a környezetük közötti kölcsönös előnyökön alapuló kommunikációs kapcsolatok alakítása.

E szerint a PR feladatai a szervezeti célrendszer részeként:

1.         A szervezet iránti bizalom építése.

2.         A környezet támogatásának megnyerése a szervezet céljai iránt.

3.         A környezet megértésének (tolarencia készségének) fejlesztése a szervezet iránt.

4.         A környezet és a szervezet együttműködési készségének fejlesztése.

5.         A szervezet és környezete közötti konszenzus kialakítása.

6.         A szervezet és környezete kölcsönös magatartás-változásának elősegítése.

A public relations szakma általános feladatai

A PR szakma feladata kettős:

1.         A kommunikációs feladatok megoldása.

2.         A szervezet egyéb feladatai megoldásának kom-munikációs támogatása.

 A public relations feladatok megoldását szervezetileg háromféleképpen lehet támogatni:

1.         Belső szervezeti egységgel.

2.         Külső szakember, ill. ügynökség bevonásával.

3.         Belső és külső szervezet együttműködésével.

 A public relations szakma általános feladatai:

1.  A szervezet belső- és külső kapcsolatainak kommunikációs elemzése, szervezése, formálása,

2.  A kommunikációs programok tervezése, szervezése, részvétel a végrehajtásban, folyamatos visszacsa- tolása, értékelése.

3.  A szervezeti identitás alakítása, az arculat folyamatos gondozása.

4.  A szervezet kommunikációs filozófiájának kialakítása.

5. A szervezettel és tevékenységével kapcsolatos köz- vélemény alakítása.

II.        A PUBLIC RELATIONS helye a szervezeti struktúrában

A public relations a szervezeten belül több szinten jelenik meg. A különböző szervezeti szintek lehetséges pr szakmai feladatai:

A management szintjén jelentkező PR feladatok:

-         a pr-szemlélet, a kommunikációs filozófia, a pr- stratégia és stílus érvényesítése és management szintű képviselete,

-         a környezeti visszacsatolás eredményeként szükséges- sé váló, a szervezet kommunikációs magatartásának módosításával összefüggő döntések meghozatala.

A pr-szervezeti egység szintjén jelentkező feladatok:

-         A pr-szervezeti egység, mint a szervezet tanácsadó és végrehajtó szerve, felelős a szervezet belső és külső kommunikációs koncepciójáért és megvalósításának koordinálásáért.

 Ezen belül:

-         A munkatársak és a közvélemény tájékoztatása a szervezet céljairól, eredményeiről és problémáiról, ennek során nyílt információs magatartás tanúsítása.

-         A szervezet tevékenységének minden területén a pr- kapcsolatok koordinálása.

-         A szervezet és környezete közötti kommunikációs kapcsolatok elemzése és a pr-programok, akciók tervezése, szervezése, kivitelezése.

-         Tanácsadás a szervezet felső vezetése számára a stratégiai és taktikai döntések meghozatalához, javaslattétel a problémák kommunikációs kezelésére.

-         A környezeti visszacsatolás megvalósítása, az ennek eredményeként szükségessé váló, a szervezet kommu- nikációs magatartásának módosításával összefüggő értékelések elkészítése.

-         A szervezet munkatársaival a kommunikációs filozófia, a pr-stratégia és stílus megismertetése, megértetése és támogatásuk megszerzése.

-         A szervezetek minden tagja részese a kommunikációs folyamatoknak. Tevékenységük során a szervezet pr- szemléletét – szervezeti közvetlen kapcsolódás nélkül, de a pr szervezeti egység koordinálásával – vala- mennyiüknek képviselnie célszerű.

A public relations tevékenységet végző egység célszerű elhelyezése a szervezeti struktúrában, a szervezet adottságaitól függően változó lehet:

-  PR Igazgatóság / PR Iroda

Az igazgatóság, vagy iroda vezetője tagja a managementnek.

A pr-feladatok ellátása részfunkciókra szakosodott egységekben, történik.

Ez a szervezeti felépítés hierarchikus, erősen strukturált szervezetben, illetve komplex kommunikációs feladatok esetében javasolt.

PR  önálló fôosztály / önálló osztály / önálló csoport

Az egység vezetője a szervezet felső vezetésének tagja.

Az egység a szakterület feladatait önállóan látja el, és részfunkciók szerint tagolódik.

Önálló pr munkatárs / szakreferens

Kisebb szervezetek esetén a feladatok ellátását egy személy végzi a management tagjaként.

III.      A PUBLIC RELATIONS feladatok ellátása

1.  Munkakörök

    VEZETŐ :  pr-igazgató,  pr-irodavezető,

                        pr-manager,  pr-főnök.         

Feladata :

·        A pr-szakmai szempontok képviselete és érvényesítése a felső vezetés döntéseiben;

·        Egyszemélyi felelőséggel a szervezet teljes pr- tevékenységének irányítása, illetve koordinálásax ;

·        Közreműködés a szervezeti filozófia kialakításában, belső és külső érvényesítésében;

·        A szervezet és környezete közötti kommunikációs kapcsolatok alakulásának visszacsatolása, elemzése, értékelése, ennek alapján tanácsadás a vezetés számára;

·        A pr stratégia kidolgozása és a megvalósítás irányítása:

·        Az operatív pr tevékenység irányítása;

·        A belső és külső kapcsolatrendszer működtetéséhez szükséges kommunikációs tevékenység szervezése*

·        A szervezet pr részlegének irányítása.

SZÓVIVŐ:

Feladata: a szervezet felső vezetése közérdekű információinak személyesen történő közvetítése a nyilvánosság különböző csoportjaihoz, a pr-tevékenység részeként.

PR-FŐMUNKATÁRS:

Feladata: A belső és külső pr-tevékenységgel kapcsolatos döntés előkészítés (kutatás, elemzés, értékelés, tervezés, javaslattétel), és operatív feladatok végrehajtása. 

PR-MUNKATÁRS:

Feladata: belső és külső kommunikációs kapcsolatok szervezése, operatív feladatok végrehajtása.

SAJTÓELŐADÓ:

Feladata: sajtókapcsolatok folyamatos szervezése, sajtóanyagok elkészítése, sajtófigyelés, sajtódokumentáció készítése

PR ASSZISZTENS:

Feladata: folyamatos információgyűjtés, adatbázis kezelés, adminisztrációs feladatok ellátása.

 2. A public relations helye a Szervezeti és Működési Szabályzatban

A TEAOR (7414 szám - üzletviteli tanácsadás), illetve a FEOR ( 2529 – egyéb gazdasági foglalkozások, 2910 –  egyéb magasan képzett ügyintézők )  keretébe besorolt PR tevékenység ellátását és strukturális illeszkedését a Szervezési és Működési Szabályzatban szükséges rögzíteni.

Ehhez a jelen Ajánlásban megfogalmazott feladatkörök és szakmai javaslatok adnak útmutatást.

1994. Március 5 - 12.  Székesfehérvár

Jelen ajánlást elfogadta az MPRSZ Közgyűlése 1994. április 26.

FELADATJEGYZÉK

PR-VEZETŐ (pr-igazgató, pr-iroda vezető, pr-manager, pr-főnök )

- A felső vezetés tagjaként részt vesz annak döntéseiben, érvényesíti a szervezet filozófiájából, stratégiájából következő pr-szakmai szempontokat.

- Kidolgoztatja, előterjeszti, és jóváhagyás után végrehajtatja, koordinálja és ellenőrzi a        szervezet kommunikációs filozófiáját, stratégiáját, arculatát és a konkrét pr-akciókat, intézkedéseket.

- Szakmai segítséget nyújt a vezetői tevékenységgel, összefüggő kommunikációs feladatok ellátásához.

- Irányítja a szervezeten belül a kommunikációs filozófia, célkitűzések megismertetését és általános érvényesí- tését.

- Gondoskodik a szervezet és környezete közötti kommunikációs kapcsolatok alakulásának elemzéséről, a szervezetet érintő kérdésekben a közvélemény visszacsatolásáról, annak értékelése alapján megoldási javaslatokat tesz.

- Irányítja a pr-stratégia kialakítását és megvalósítását.

- Vezeti az operatív pr-tevékenységet.

- Szervezi a munkatársak folyamatos tájékoztatását a pr- célkitűzésekről, feladatokról és eredményekről.

- Koordinálja a tervezett szervezeti intézkedések, tervek és tevékenységek kommunikációját a szervezeten belül és kívül egyaránt.

- Koordinálja szükség szerint a társszervekkel, partnek- kel, egyéb külső kapcsolatokkal a kommunikációs tevékenységet, akciókat.

- Irányítja a szervezet médiakapcsolatainak ápolását.

- Irányítja és koordinálja a szervezettel kapcsolatos írásos, audiovizuális tájékoztató anyagok elkészítését és terjesztését.

- Ellátja a szervezet pr-kiadványainak, audiovizuális termékeinek felelős szerkesztői és felelős kiadói tisztét.

- Közreműködik a felső vezetés és a szakvezetők nyilvános fellépéseinek, sajtószerepléseinek megszerve- zésében, előkészítésében.

   a nyilatkozók felkészítésében.

- Esetenként levezeti a különböző rendezvényeket, találkozókat, konferenciákat stb.

- Esetenként ellát szóvivői feladatokat.

- A szervezetet érintő válsághelyzetekben a megnöveke- dett kommunikációs igény kielégítésében irányító szerepet tölt be.

- Felügyeletet gyakorol a szervezet támogatási koncepciójának megvalósításában

   (szponzorálás, mecenatúra, alapítványi tevékenység). 

- Meghatározza a pr-szervezeti egység struktúráját, az egyes részlegek és munkatársak által elvégzendő feladatokat.

- Irányítja és ellenőrzi a pr-szervezeti egység munkáját.  

- Koordinálja a pr-tevékenységet a humánpolitikai és marketing-kommunikációs (reklám, sales promotion, Marketing-PR) tevékenységgel.

- Elkészíti és előterjeszti a pr-költségvetést, ellenőrzi annak betartását.

PR-FŐMUNKATÁRS

- A pr valamely szakterületének önálló felelőse, e téren önálló döntési jogkörrel rendelkezik.

- Elvégzi vagy elvégezteti a pr szakterülethez szükséges kutatásokat, elemzéseket, értékeléseket.

- Javaslatokat, terveket és programokat készít, illetve készíttet a pr szakterületéhez.

- Koordinálja a felelősségi körébe tartozó pr-feladatok ellátását a szervezeten belül és kívül.

-  Kapcsolatot tart a különböző közvélemény csoportokkal, illetve azok vezetőivel, véleményvezé- reivel.

-  Kapcsolatot tart a szervezet belső egységeivel.

- Kapcsolatot tart a külső partnerekkel, tanácsadókkal, alvállalkozókkal.

- A pr költségvetésen belül önállóan gazdálkodik a felelősségi körébe tartozó pr-feladatok tekintetében.

- Előkészíti és szervezi a nyilvánosság előtti meg- jelenéseket.

- Részt vesz a belső kommunikációs hálózatok, csatornák működtetésében, anyagok készítésében és terjesztésé- ben.

- Közreműködik a vezetői tevékenységgel összefüggő szakmai tanácsadásban.

SZÓVIVŐ

- Feldolgozza és publikussá teszi a szervezet felső vezetésének közérdekű információit.

- Egyezteti megnyilvánulásait a felső vezetéssel, a pr vezetővel.

- Kapcsolatot tart a médiumokkal, az újságírókkal.

- Sajtórendezvényeken információt nyújt (sajtóbeszélge- tés, konferencia, tájékoztató, háttérbeszélgetés stb.).

- Közvetíti a szervezet reagálását a szervezettel kapcso- latban, a sajtóban vagy egyéb helyeken megjelenő hírekre, közleményekre.

- A sajtókapcsolatok révén nyert információkat vissza- csatolja a pr-vezetőnek, illetve a felső vezetésnek.

PR-MUNKATÁRS

- Részt vesz a döntés előkészítésben, a kutatások, elemzések, értékelések elkészítésében.

- Közreműködik javaslatok, tervek és programok készítésében.

- Kapcsolatot tart külső partnerekkel, tanácsadókkal, kivitelezőkkel.

- Kapcsolatot tart a szervezet egyéb részlegeinek munkatársaival.

- Végrehajtja a számára kijelölt operatív pr-feladatokat.

- Közreműködik a szervezet vezetőinek nyilvánosság előtti fellépései szervezésében, ehhez anyagokat készít, szervezési feladatokat lát el.

- Az egyes programokhoz, akciókhoz szükséges anyago- kat, eszközöket elkészítteti, gondoskodik a kommuni- kációs terv szerinti terjesztésükről, szórásukról. A pr-tervben szereplő rendezvényeket, eseményeket szervezi és gondoskodik azok lebonyolításáról.

- Közreműködik a szervezet belső információs anyagai- nak (házi újság, hírlevelek, információs bulletinek stb.) szerkesztésében.

- Intézi a szponzorálással, mecenatúrával, az alapítványi tevékenységgel kapcsolatos kommunikációs teendőket.

SAJTÓELŐADÓ

- Folyamatos kapcsolatot tart a nyomtatott és az elektronikus sajtó szerkesztőségeivel.

- Megszervezi a sajtófigyelést, a sajtóvisszhang nyilván- tartását, értékelését.

- Naprakész sajtódokumentációt vezet.

- Elkészíti, illetve elkészítteti a sajtómunkához szükséges alapanyagokat, háttér-információkat, sajtóközleménye- ket.

- Gondoskodik a sajtómunkához szükséges dokumentá- cióról, az információk beszerzéséről és "sajtóképessé" alakításáról.

- Gondoskodik a sajtó számára fotóanyagról, audio- vizuális alapanyagokról stb.

- Összefoglaló jelentéseket, értékeléseket készít a média- kapcsolatokról, a sajtóvisszhangról.

- Javaslatokat tesz a sajtómunka irányára, témáira, módszereire, a sajtó munkatársaival való kapcsolat- tartás tartalmi és formai kérdéseire.

PR-ASSZISZTENS

- Segíti a pr-részleg vezetőjének és munkatársainak munkáját, irányításukkal végzi feladatait.

- Gondoskodik a szervezet kommunikációs tevékenységé- vel kapcsolatos információk folyamatos gyűjtéséről, rendszerezéséről, nyilvántartásáról.

- Kezeli a címlistákat, egyéb adatbázisokat.

- Részt vesz a pr-feladatok végrehajtásában, a belső és külső koordinációs feladatok ellátásában.

* A pr-vezető és pr-főmunkatárs munkakörök betöltésének javasolt feltétele az egyetemi vagy főiskolai végzettség és az MPRSz által ajánlott megfelelő szakirányú végzettség.

* Az egyéb pr-munkakörök betöltéséhez javasolt feltétel az MPRSz által ajánlott, megfelelő szakirányú végzettség